オンラインセミナーを社員も完全リモートでやってみた件

みなさまこんにちは!

株式会社Appdate Tohandsカスタマーサクセス部保健師のいわきりです!

先日、弊社で主催いたしましたオンラインセミナー

※上記セミナーは終了しております。

多くの方にご参加をいただき、コメント欄も盛り上がる大変アツいセミナーとなりました!

ご参加いただきました皆様、誠にありがとうございました。

さて今回のセミナー。

弊社にとっても「初めての挑戦」

でございました。

えぇ、題名に書いてございますとおり

社員全員完全リモートでの開催

でございます。

実はこれまでにも数回のオンラインセミナーを開催しているのですが、新型コロナウイルスの影響を受けるまでは、こんな感じで↓

画像に含まれている可能性があるもの:1人、座ってる、画面、テーブル、室内

弊社メンバーは会議室に集合しお送りしておりました。

しかし今般の状況により、メンバーで一同に会することは難しいだろうということで、全員自宅から完全リモートでのセミナーを開催し、無事成功させることができました。

ここに来るまでに弊社の裏側でどのような準備をしてきたかを、順を追ってご紹介していきたいと思います。

ちょっと遅いでしょうか?(汗)

いやいや、少し言い訳させてください。

元々別テーマを進めていたのですが、緊急事態宣言や外出自粛要請などの状況を踏まえ、「弊社が今できること」を考えた結果、

Withコロナ時代の産業保健&メンタルヘルス・助成金情報等を詰め込んだテーマに変更したのです。

その変更はどのように起こったのか?…これもオンライン会議で起こりました。

弊社では社内のコミュニケーションツールとしてSlackを使用し、必要に応じてオンライン会議を行っています。

雑談チャンネルやセミナーに関する会話をSlackで進めているうちに、

「世の中の流れ、変わったよね」

「今知りたいことって、これじゃないかな」

という意見が聞かれ始め、緊急オンライン会議。

そこで、テーマの緊急変更、講義内容の決定、講義資料の納品日を確定させました。

セミナー3日前まで:資料の修正、広報

実際ここに関しては通常のセミナーとそれほど変わらない運びですね。

弊社は設立時から完全リモートで業務を進めている会社ですので、講義資料の納品も、修正も全てオンラインで行っております。

基本的に弊社の文書事務はGoogleドライブをフル活用して行っておりますが、

ちょっとここで文句を言うとGoogleドライブにスライドをアップロードすると、フォントや体裁が崩れるんですよね…(泣)

なので、スライドもそのままSlackにアップして、確定したものをPDF化→Googleドライブにアップロード

という手順をとりました。

PDF化すれば体裁が崩れることはなく、全社員に共有が可能。そしてこれは、「セミナー当日の安心保険」にもなるのです。

これについては次の章でご説明しますね。

セミナー3日前:完全リモートでセミナーリハ

この頃には、当初の定員を大幅に超える申込があり、社内でも

「なんか過去最大になってない?」ムードが漂っておりました。

そんな中、私たちの不安は

「当日なんかゴタゴタしたらどうしよう…」

ということで、一回自分たちでリハーサルを行ってみました。

これが功を奏しました。

やってみて出てきた課題

  • 家族がYoutubeを見始めてインターネット回線が乱れた
  • スライドがうまく表示されなくなって固まった
  • コメントの収集→回答をスプレッドシートにまとめるときのコミュニケーションを水面下でどうする問題

これらの課題がリハーサルで確認できたため、事前に対策を打つことができたのです。

  • 家族にこの時間はYoutubeを我慢してもらう(子どもたちごめんね)
  • スライドが固まったときは別の演者がGoogleドライブから画面共有を代わる
  • 水面下のコミュニケーションは使い慣れたグループLINEにて行う

このリハのおかげで、当日は焦ることなく、大きなゴタゴタもなくセミナーを終えることができました。

まとめ

新型コロナウイルスの影響で、社員が集まることもままならない今日この頃、オンラインセミナーに乗り出す企業も多いかと思います。

弊社の準備が参考になれば幸いでございます。

あ、もちろんセミナーの後は、オンライン飲み会も行いましたよ?

ここは外せませんね!