みなさまこんにちは！
株式会社Appdate Tohandsカスタマーサクセス部保健師のいわきりです！
先日、弊社で主催いたしましたオンラインセミナー
※上記セミナーは終了しております。
多くの方にご参加をいただき、コメント欄も盛り上がる大変アツいセミナーとなりました！
ご参加いただきました皆様、誠にありがとうございました。
さて今回のセミナー。
弊社にとっても「初めての挑戦」
でございました。
えぇ、題名に書いてございますとおり
社員全員完全リモートでの開催
でございます。
実はこれまでにも数回のオンラインセミナーを開催しているのですが、新型コロナウイルスの影響を受けるまでは、こんな感じで↓
弊社メンバーは会議室に集合しお送りしておりました。
しかし今般の状況により、メンバーで一同に会することは難しいだろうということで、全員自宅から完全リモートでのセミナーを開催し、無事成功させることができました。
ここに来るまでに弊社の裏側でどのような準備をしてきたかを、順を追ってご紹介していきたいと思います。
セミナー１〜２週間前：セミナー内容の決定
ちょっと遅いでしょうか？（汗）
いやいや、少し言い訳させてください。
元々別テーマを進めていたのですが、緊急事態宣言や外出自粛要請などの状況を踏まえ、「弊社が今できること」を考えた結果、
Withコロナ時代の産業保健&メンタルヘルス・助成金情報等を詰め込んだテーマに変更したのです。
その変更はどのように起こったのか？…これもオンライン会議で起こりました。
弊社では社内のコミュニケーションツールとしてSlackを使用し、必要に応じてオンライン会議を行っています。
雑談チャンネルやセミナーに関する会話をSlackで進めているうちに、
「世の中の流れ、変わったよね」
「今知りたいことって、これじゃないかな」
という意見が聞かれ始め、緊急オンライン会議。
そこで、テーマの緊急変更、講義内容の決定、講義資料の納品日を確定させました。
セミナー３日前まで：資料の修正、広報
実際ここに関しては通常のセミナーとそれほど変わらない運びですね。
弊社は設立時から完全リモートで業務を進めている会社ですので、講義資料の納品も、修正も全てオンラインで行っております。
基本的に弊社の文書事務はGoogleドライブをフル活用して行っておりますが、
ちょっとここで文句を言うとGoogleドライブにスライドをアップロードすると、フォントや体裁が崩れるんですよね…（泣）
なので、スライドもそのままSlackにアップして、確定したものをPDF化→Googleドライブにアップロード
という手順をとりました。
PDF化すれば体裁が崩れることはなく、全社員に共有が可能。そしてこれは、「セミナー当日の安心保険」にもなるのです。
これについては次の章でご説明しますね。
セミナー３日前：完全リモートでセミナーリハ
この頃には、当初の定員を大幅に超える申込があり、社内でも
「なんか過去最大になってない？」ムードが漂っておりました。
そんな中、私たちの不安は
「当日なんかゴタゴタしたらどうしよう…」
ということで、一回自分たちでリハーサルを行ってみました。
これが功を奏しました。
やってみて出てきた課題
- 家族がYoutubeを見始めてインターネット回線が乱れた
- スライドがうまく表示されなくなって固まった
- コメントの収集→回答をスプレッドシートにまとめるときのコミュニケーションを水面下でどうする問題
これらの課題がリハーサルで確認できたため、事前に対策を打つことができたのです。
- 家族にこの時間はYoutubeを我慢してもらう（子どもたちごめんね）
- スライドが固まったときは別の演者がGoogleドライブから画面共有を代わる
- 水面下のコミュニケーションは使い慣れたグループLINEにて行う
このリハのおかげで、当日は焦ることなく、大きなゴタゴタもなくセミナーを終えることができました。
まとめ
新型コロナウイルスの影響で、社員が集まることもままならない今日この頃、オンラインセミナーに乗り出す企業も多いかと思います。
弊社の準備が参考になれば幸いでございます。
あ、もちろんセミナーの後は、オンライン飲み会も行いましたよ?
ここは外せませんね！
