急なテレワークで つらい思いをしている方へ

こんにちは。Tohandsのななです。

日々新型コロナウイルスの感染者が増えて不安に感じている方が多くいらっしゃると思います。

 緊急事態宣言(2020/04/07)が先行し7都府県に発令され、先日全都道府県に緊急事態宣言が発令されました。政府から、通勤者の8割減を目指すように企業にも協力が要請され、中にはテレワーク環境が整わないままテレワークを導入しなければならない状況となっている企業や社員の皆さまも多いことと思います。

感染対策で有効とされているテレワーク。いい面ばかりが目立っていますが、やってみると想像以上に不安要素がたくさんで、問題点も見えてくる。でもやらなければならない現状は変わらない。そんな状況を少しでもつらくなくするコツをお伝えします。



現状把握のため、筆者は「テレワークをしていて困ったこと」の聞き取りをしてみました。


まず上がってきたのは、「コミュニケーション問題」です

・同僚や上司に尋ねたいことが簡単に尋ねらない。

・仕事を頼みたくても、簡単に頼めない。

・確認事項に時間がかかる。

・気軽に相談相手ができなくなる。

 会社に出社すれば、周囲には同僚や上司がいて、仕事の内容の確認や、相談、報告が容易にできていました。また、仕事の進捗状況も確認でき、進捗が遅れている場合は仕事分配の再構築も可能な環境でした。

しかし、テレワークではどうでしょう。

 周りには自分一人。相談する相手もいない。困ったことがあっても、相談しずらい環境で相談してもすぐには返信が来ない環境の場合が多いです。そうなると、仕事がしづらかったり、不安になることがあると思います。


次の問題が「はんこ文化問題」です。

今まで簡単にもらえていた上司からの承認。これがとりずらい環境になっています。

日本は『はんこ文化』が根強く残ります。パソコン作業は可能でも、承認のためのはんこがもらえない。仕事が進まない。手間がかかって仕事量が増えてしまうという問題があります。

自宅での作業では、承認をもらうのにも時間がかかってしまうというのが、テレワークをして初めて浮き彫りになってしまいました。


そして意外だったのが「想像以上に仕事増える問題」です。

 現在保育園や幼稚園に通えない子供達が多く、ママワーカーさんにはテレワークは厳しい状況です。やりたいのにできない環境になっている場合、その方がたの仕事も、周囲でサポートしなければなりません。助け合いですから仕方がないのですが、テレワークができない人達の分の仕事も増えてしまうという事も分かりました。

今までスムーズに行えていた作業が、作業環境が変わってしまったせいでできない。そんな事例も多くあるのではないでしょうか。仕事量の増加(偏り)もつらいテレワークの一因です。


2.テレワークをつらくしないコツ


ではテレワークをつらくしないためにはどうしたらいいでしょう。弊社は、会社立ち上げからほぼテレワークで仕事をしています。

出社して作業をしている人の方が少ないのです。弊社の取り組みも踏まえてお話します。


① コミュニケーションについて

 コミュニケーションがとれないことで作業が滞ってしまう。進捗状況などが、タイムリーに把握できない。そのような状況を打破するにはやはり会議や情報交換の場が必要です。

まずはオンライン会議です

定期的な時間に開催。例えば朝、朝礼代わりに、一日のスケジュールや、仕事分配等確認も含めた会議をする。必要に応じて会議をこまめに行い、夕方定時の会議をし、一日の進捗状況を確認し、全体で共有する。作業が遅れている人には、方向性を確認したり再分配をして、作業効率の改善を図る様にする。仕事の取捨選択もこのときに行う事が可能です。

増えた仕事の分配も個人に負担がかかりすぎないように、このとき調整してください。

仕事量に偏りがないように調整する事も大切です。

一人で悩んでいても、時間ばかりが過ぎてしまい時間がもったいないです。ならば直接聞く機会があれば、不安要素の確認ができ、安心にもつながります。

 全体会議をzoomやskypeなどで行い、コンセンサスをとりましょう。


② コミュニケーションツール

 会議をこまめに行う事が可能であれば、それにこしたことはありませんが、頻回に行う事は現実的に困難な場合があります。では、他に何かツールはないのか。

弊社ではslackを採用し、社員のコミュニケーションに活用しています。カテゴリー別に会話も整理でき、社員の動きや疑問をタイムリーに流すことができます。社内の活動はできるだけ個人メールを使用しないようにSlackでやりとりすることで、社内の動きが分かり、全体の流れをつかむことができるのです。

タスク管理にはtrelloを使用しています。trelloを使用してタスクを配分し進捗状況も分かるようにしています。

Slackやtrelloなどのツールを使用して、コミュニケーションや仕事の『見える化』をしているのです。


③ 『ほうれんそう』の徹底

 一人で作業する事が多いテレワーク。この時こそ、初心に戻り『ほうれんそう』の徹底です。

困ったことや悩んだことをすぐに相談はできない環境では、個人がどのような考えか持っているかを把握する作業はても重要です。コンセンサスがとれていない場合、作業はバラバラになってしまい作業効率の低下を招きます。

初心に戻り「報告、連絡、相談」を上司や同僚に行ってください。これが一番大切です。


④ はんこ文化の改善

 はんこ文化のままにテレワークをすすめると、承認に時間がかかってしまう問題点が顕在化します。長期化が予想されるテレワーク。承認が降りないために、仕事が滞ってしまうのは問題です。会社としての仕組み作りをしていかなければいけません。これを機に電子化を進めたり承認のフローを改善することなどは社内で検討していく課題です。


3.まとめ


・定期的に顔を見て会話する時間を作る(朝、夕の定時TV会議。チームの状 況確認。)

・適切な仕事配分になるように常に調整していく。(会議時に調整。個人の仕事過多にならない ように注意する。)

・コミュニケ-ジョンツールを活用し、個人の活動を見える化していく。進捗状況の確認も含んで、リアルタイムの動きを確認していく。

・報告・連絡・相談は必ず行う。。

・はんこ文化など承認フローを見直す

まだまだ収束が見えない新型コロナの感染拡大。テレワークの導入は必須ですし、今後も重要性が上がっていくでしょう。

できる限りチームとコミュニケーションをとり、個人の負担が軽減するような仕組みやルールづくりが必要になります。つらいテレワークから、快適なテレワークにつなげる。そのための仕組み作りを今作り上げる。今はつらいですが、その仕組み作りをする段階なのです。

少しでもテレワークが円滑に行えるように、みんなで頑張っていきましょう。